暨南CIO用低成本打造好服務 IT資源不足更要注重開發

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節錄自iThome CIO專訪

暨南CIO用低成本打造好服務 IT資源不足更要注重開發

儘管IT預算偏低,暨南大學計網中心主任俞旭昇仍堅持要打造好服務,就像他親手開發的選課系統,只用1臺伺服器就能服務全校6千位學生,還會自動過濾例外或衝突條件,簡化操作程序讓學生5分鐘就能完成選課

位於南投縣埔里鎮的暨南大學,環山群繞有如人間仙境,但因為位處偏遠,面臨到IT資源與經費不足的情況。對於一年IT預算約為1,700萬元的暨南大學,因為不到一般大學資訊預算一半,卻要和其他國立大學提供一樣的優質服務,就是暨南大學面臨最大的挑戰之一。

暨南大學於1995年建校之初,設有人文、管理、科技等3個學院,但是,計算機與網路中心(簡稱計網中心)僅有2位行政人員,在完全沒有IT編制內的人員,又缺乏相關經費的情況下,現任暨南大學計算機與網路中心主任俞旭昇於1996年初到資訊管理學系擔任教職時,就應當時計網中心主任之命,開發學校的選課系統。

暨南大學由於當時IT資源缺乏且人力不足,俞旭昇在打造選課系統時,從一開始建置時,就決定只使用一臺網路伺服器來支援全校的選課系統。為了精簡網路伺服器的數量,在當時的網路伺服器的技術狀況下,若只使用一臺主機運作會相當吃力,因此,俞旭昇選擇不直接使用網頁應用程式來設計選課系統,而是使用Java開發選課系統,也就是透過系統前端的Applet和後端溝通,再運用Connecting Pool以強化CPU的使用效率。

俞旭昇表示,目前在暨南大學選課系統所用的主機資源,70~80%的運算資源供資料庫使用,應用程式只用了不到20%的運算資源,讓資料可以直接寫入資料庫,不必在前端進行分散式處理。

俞旭昇不僅打造了僅用一臺伺服器,就可以提供全校6千多位學生同時上線使用的選課系統,當時他的另一個目標就要打造一個簡單到連「笨蛋」都會使用的系統,他打趣地說。

因為1996年俞旭昇在臺灣大學就讀博士班時,就因為要耗費相當多時間在人工選課上而深受其擾,選課時要以紙本查詢選課代碼,再來花2至3個小時填寫選課日程表,送到教務處後,需要再等待約2至3個禮拜,才能得知選課結果。如此繁瑣的流程,更加深俞旭昇要在暨南大學建立一套聰明、客製化選課系統的決心。

建置初期進行需求訪談時,俞旭昇表示,過往IT人員都有一個錯誤的觀念,期待業務單位在需求訪談時,會直接說出答案,但實務上是不可行的,因為業務單位往往不會知道自己真正的需求為何。再加上IT人員和業務單位雙方的知識背景不同,也會因缺乏了解而有認知上的鴻溝。

因此,俞旭昇先到業務單位觀察實際的運作方式,再站在學校經營者的高度以觀察業務單位的工作流程等,來思考學校資訊系統的開發目的,以找出何種流程最能符合人性且不會額外增加行政人員的負擔,最後再來設想如何達到作業流程的最佳化。

因此,目前暨南大學的選課系統,會先排除該學生過往已經修過的課程,再來自動列出本學期有哪些必修課,而非列出全校性課程,接著會自動幫學生將會衝堂的選修課過濾掉。經過這些處理之後,選課學生就可以很簡單地選擇喜歡的選修課程。

俞旭昇說,不同於其他學校的學生至少要花費1小時以上選課,暨南大學的學生反應,通常只要花5分鐘左右,就可以完成選課程序。

俞旭昇表示,要做客製化的選課系統時,還要考慮到學生選課時各種的例外狀況,如轉學生可以抵免相關課程、到外系修課時有名額限制,如外文系開放外系學生選修,一班修課人數30人,但該系僅提供了5個名額,以供外系學生選修。諸如此類的修課規則,也都一併納入選課系統中。

俞旭昇說,暨南大學計網中心的硬體設備其實沒有其他國立大學好,但是,又希望建置一個對學生最友善的系統,讓學生不必耗費大量的時間排隊選課,因此,資訊人員在軟體開發的過程中,就花費了很大的心力。

全臺率先採用開放課程平臺Moodle

2006年,為了提供全校師生線上教學服務,暨南大學計網中心不同於有些大學花了上千萬元授權金來購買線上教學軟體,如Blackboard等,而是全臺第一所導入開源課程管理系統Moodle的大學,來打造全校師生的線上教學平臺,不僅學生可以線上繳交作業、考試,老師也可以線上批改、評分,甚至連課程教學都可以在此平臺上一併完成。

俞旭昇表示,暨南大學Moodle系統最大的特點是,當學生選完課程,教務系統中的資料,如課程名稱、時間、大綱與學生名單等,全部都會自動匯入Moodle系統中,來減少老師重複輸入課程內容的時間,因此,無形中也大幅提高了老師使用Moodle的意願。

俞旭昇表示,過去學生繳交紙本的作業,待老師批改完成,約要等待1個禮拜至1個月不等,需要耗費相當長的時間,不過,現在可以透過Moodle線上繳交作業,學生隨時都可以交作業,當學生已繳交作業,Moodle會自動通知老師,老師就能在第一時間批改與給予意見,學生修改完畢還可以上傳第二次繼續修改出更完善的版本。

另外,由於暨南大學也開設東南亞系所,為了方便老師教學,Moodle系統也支援多國語言,如泰文、越南文、印尼文等,例如,師生可以選擇泰文的介面,方便老師塑造貼近泰國的學習環境,以協助學生學習當地語言。

計網中心也要負責電話與衛星服務

不同於一般的計網中心,暨南大學計網中心還要負責全校的電話系統與衛星。俞旭昇上任後,也開始汰換舊有的傳統式電話,改用網路電話。不過,因為資料傳輸線路和音訊線路混合,導致曾發生過一臺網路電話受到病毒攻擊時,會連帶影響電話語音功能。

因此俞旭昇要求資訊人員著手調整網路電話的架構,分別用獨立的網路線和獨立的交換器以進行語音交換。俞旭昇說,網路電話雖然和傳統電話比較起來,增加了多種功能,但是最重要的還是要保持通話品質與穩定度。

另外,不僅擴增網路電話,暨南大學也試圖降低全校的電話費,俞旭昇說,原來公立大學皆使用中華電信提供的電信服務,因此議價空間有限,因此暨南大學前任計網中心主任就將暨南大學的電信服務公開招標,招標過程中,首先公開暨南大學所有的話務資訊,讓廠商各自填入服務價格,最後由臺灣大哥大以最低標得標。

俞旭昇說,因為由於臺灣大哥大提供企業群組的服務,也就是暨南大學可以將平時打出去,如全校通話量前100名的電話號碼,設定在企業群組中,之後暨南大學的全校行政人員等,就可以免費打企業群組中的電話號碼。他說,這項服務一年為暨南大學省下100萬元以上的電話費。

之後暨南大學再公開招標,由中華電信得標,但是由於和臺灣大哥大的競爭關係,中華電信也以比過往更低的價格提供服務。俞旭昇說,由於暨南大學計網中心一年的經費僅約1,700多萬元,必須用「不合理」的價錢買東西,因此就必須仔細分析各個廠商在市場中是居於領導者或是後進者,以了解他們的需求,如賺取口碑或挽救名聲等,學校才有利於用更低的價格得到服務。

由於暨南大學的計網中心不僅要負責全校的電話業務,另外也包含衛星電視業務。俞旭昇說,計網中心必須以教育、研發的角度推展業務,所以需要仔細思考學校教學與培育人才方面的需求為何。

今年9月,東南亞所成立之後,其教學目標是要提供多語環境,行政單位就不應該要等到校長、教務長的指示之後才開始思考可以提供什麼樣的服務。因此,計網中心也主動提出供學生免費收看東南亞節目的服務。

加強團隊橫向溝通能力,打造計網中心的HackPad

俞旭昇說,在計網中心擔任主任期間,體認到改變人和團隊文化是最困難的地方。計網中心幾乎為由資訊人員組成的團隊,過往通常都是以獨立工作為主,而缺乏團隊合作的觀念與橫向溝通的能力。由於計網中心提供的服務,往往需要軟體系統、網路、伺服器等各環節緊密相扣,才能順利提供服務,因此更顯得團隊溝通合作的重要。

因此,俞旭昇計畫引進新科技加強同仁彼此之間的溝通能力與互相了解整體團隊的工作事項,因此,計畫引進零時政府所使用的HackPad,俞旭昇說:「當今年3月學生占領立法院時,這麼多人利用HackPad溝通協調,在立法院進退有據,既然學生都能做到,那天天見面的同事應該也可以做得到。」

另外,他也計畫進行視覺化管理,舉例來說,計畫建置一臺大型電視,以顯示所有同仁的工作事項,協助同仁了解彼此之間正在進行的工作事項,來加強橫向溝通。

俞旭昇表示,傳統公務員的心態是,目前擁有多少經費就購買什麼設備,如果沒有錢的話,就隨便買。但是,他認為,要建置一項好服務,經費不應該首要考量。

為了避免有限經費局限了計網中心員工規畫系統的選擇,他甚至告訴審核預算的同仁說,以後任何同仁問你有沒有錢,明知道會計帳上是零,都要告訴對方還有經費。

「因為找經費是計網中心主任的責任,如果沒有錢自己捐都行,最重要是要將事情做好。」他這樣期許自己。

暨南國際大學計算機與網路中心主任俞旭昇表示,資訊人員要建置一項好服務,經費不應該是首要考量。

 
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